यी ५ सुझावहरूले सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण निर्णयहरूमा केन्द्रित छन्: सही स्वर पहिचान गर्ने, आफ्नो शब्दावली मिलाउने, र प्रत्येक बुलेट पोइन्टलाई समान रूपमा विकास गर्ने।
तुरुन्तै स्वर निर्धारण गर्नुहोस्।
एउटा शब्द लेख्नु अघि, परिस्थितिबाट आवश्यक स्वर पहिचान गर्नुहोस्। प्रबन्धकहरू, कम्पनीहरू, अधिकारीहरू, वा तपाईंले व्यक्तिगत रूपमा नचिनेका जो कोहीलाई सम्बोधन गरिएका पत्रहरूको लागि औपचारिक स्वर प्रयोग गरिन्छ। अर्ध-औपचारिक स्वर छिमेकीहरू, सहकर्मीहरू, घरधनीहरू, वा व्यावसायिक सन्दर्भमा तपाईंले चिन्ने व्यक्तिहरूको लागि हो। अनौपचारिक स्वर नजिकका साथीहरू र परिवारका लागि हो। प्रम्प्टले सम्बन्धलाई स्पष्ट पार्नेछ - यसलाई ध्यानपूर्वक पढ्नुहोस्। तपाईंको पत्रभरि गलत स्वर प्रयोग गर्नाले तपाईंको Task Response स्कोरलाई उल्लेखनीय रूपमा सीमित गर्नेछ।
शब्दावलीलाई स्वरसँग मिलाउनुहोस्।
औपचारिक अक्षरहरूले संकुचनलाई अनुमति दिँदैनन्, सटीक भाषा र व्यावसायिक अभिव्यक्तिहरू आवश्यक पर्दछ ("I am writing to inform you", "I would appreciate it if", "Please do not hesitate to contact me")। अनौपचारिक अक्षरहरूले संकुचनलाई अनुमति दिन्छ ("म हुँ", "होइन", "हामीसँग छ"), पहिलो नाम, बोलचाल अभिव्यक्ति ("Just wanted to let you know", "Drop me a line", "तिमीलाई हेर्न पर्खन सक्दिन"), र विस्मयादिबोधक चिन्हहरू। अर्ध-औपचारिक स्वर दुईको बीचमा बस्छ: विनम्र तर कडा होइन, केही औपचारिकता सहित तर अतिरंजित होइन। अक्षरभरि एकरूप स्वर आवश्यक छ।
तीनवटै बुँदाहरू समान रूपमा विकास गर्नुहोस्।
प्रत्येक बुलेट पोइन्टमा एउटा अनुच्छेद समर्पित गर्नुहोस् र तिनीहरूलाई लगभग बराबर लम्बाइमा विकास गर्नुहोस्। एउटा सामान्य गल्ती भनेको पहिलो बुँदाको बारेमा विस्तृत रूपमा लेख्नु र दोस्रो र तेस्रोमा हतार गर्नु हो। परीक्षकले तीनवटै बुँदाहरू सान्दर्भिक विवरणहरू सहित पूर्ण रूपमा सम्बोधन गरिएको छ कि छैन जाँच गर्दछ। तपाईंले आफ्नो बुँदाहरूलाई समर्थन गर्न यथार्थपरक विवरणहरू - नाम, मिति, विशिष्ट परिस्थितिहरू - आविष्कार गर्ने अपेक्षा गरिन्छ। सामग्री true हुनु आवश्यक छैन; यो सान्दर्भिक र राम्रोसँग विकसित हुनु आवश्यक छ।
आत्मविश्वासका साथ व्याख्या गर्नुहोस्।
तपाईंलाई अनिश्चित लाग्ने शब्दहरू परिवर्तन नगर्नुहोस्। यदि प्रम्प्टले "complain about noise" भन्छ र तपाईं "noise" को पर्यायवाची शब्दमा विश्वस्त हुनुहुन्न भने, मूल शब्द नै राख्नुहोस्। गलत वा जबरजस्ती प्रतिस्थापन प्रयोग गर्नु भन्दा प्रम्प्टबाट शब्द दोहोर्याउनु सधैं राम्रो हुन्छ। गलत शब्दावलीको साथ जबरजस्ती व्याख्याले तपाईंको Lexical Resource स्कोरलाई साधारण दोहोर्याउनु भन्दा बढी हानि पुर्याउँछ। जब तपाईं विश्वस्त हुनुहुन्छ कि वैकल्पिक शब्दले उही अर्थ दिन्छ तब मात्र व्याख्या गर्नुहोस्।
निरन्तर प्रूफरीड गर्नुहोस् — अन्त्यमा मात्र होइन।
लेखनको क्रममा तीन पटक प्रूफरीड गर्नुहोस्: प्रत्येक वाक्य पछि एक पटक (स्पष्ट त्रुटिहरूको लागि द्रुत स्क्यान), प्रत्येक अनुच्छेद पछि एक पटक (प्रवाह र पूर्णता जाँच गर्नुहोस्), र पूर्ण अक्षर पछि एक पटक (हिज्जे, विराम चिह्न, र लेख त्रुटिहरूको लागि अन्तिम स्क्यान)। यो तहबद्ध दृष्टिकोणले अन्त्यमा एकल हतार गरिएको समीक्षामा भर पर्नुको सट्टा प्रत्येक चरणमा गल्तीहरू समात्छ। चिन्ह लगाउने सामान्य त्रुटिहरूमा हराएको लेख (a/an/the), गलत पूर्वसर्गहरू, र असंगत काल प्रयोग समावेश छन्।