กำหนดโทนเสียงทันที
ก่อนที่จะเขียนแม้แต่คำเดียว ให้ระบุโทนเสียงที่ต้องการจากสถานการณ์ โทนทางการใช้กับจดหมายถึงผู้จัดการ บริษัท เจ้าหน้าที่ หรือคนที่คุณไม่รู้จักส่วนตัว โทนกึ่งทางการใช้กับเพื่อนบ้าน เพื่อนร่วมงาน เจ้าของบ้าน หรือคนที่คุณรู้จักในบริบทการทำงาน โทนไม่ทางการใช้กับเพื่อนสนิทและครอบครัว คำถามจะทำให้ความสัมพันธ์ชัดเจน — อ่านให้ละเอียด การใช้โทนเสียงผิดตลอดทั้งจดหมายจะจำกัดคะแนนของคุณอย่างมาก