กำหนดโทนทันที
ก่อนเขียนคำเดียว ระบุโทนที่ต้องการจากสถานการณ์ โทนเป็นทางการใช้สำหรับจดหมายถึงผู้จัดการ บริษัท เจ้าหน้าที่ หรือผู้ที่คุณไม่รู้จักส่วนตัว โทนกึ่งทางการสำหรับเพื่อนบ้าน เพื่อนร่วมงาน เจ้าของที่ดิน หรือผู้ที่คุณรู้จักในบริบทวิชาชีพ โทนไม่เป็นทางการสำหรับเพื่อนสนิทและครอบครัว คำถามจะทำให้ความสัมพันธ์ชัดเจน — อ่านอย่างระมัดระวัง การใช้โทนผิดตลอดจดหมายจะจำกัดคะแนน Task Response อย่างมีนัยสำคัญ