เคล็ดลับ 5 ข้อนี้เน้นการตัดสินใจที่สำคัญที่สุด: การระบุโทนเสียงที่ถูกต้อง การเลือกใช้คำศัพท์ให้เหมาะสม และการพัฒนาแต่ละประเด็นอย่างสมดุล
กำหนดโทนเสียงทันที
ก่อนที่จะเขียนแม้แต่คำเดียว ให้ระบุโทนเสียงที่ต้องการจากสถานการณ์ โทนทางการใช้กับจดหมายถึงผู้จัดการ บริษัท เจ้าหน้าที่ หรือคนที่คุณไม่รู้จักส่วนตัว โทนกึ่งทางการใช้กับเพื่อนบ้าน เพื่อนร่วมงาน เจ้าของบ้าน หรือคนที่คุณรู้จักในบริบทการทำงาน โทนไม่ทางการใช้กับเพื่อนสนิทและครอบครัว คำถามจะทำให้ความสัมพันธ์ชัดเจน — อ่านให้ละเอียด การใช้โทนเสียงผิดตลอดทั้งจดหมายจะจำกัดคะแนนของคุณอย่างมาก
เลือกใช้คำศัพท์ให้ตรงกับโทนเสียง
จดหมายทางการไม่อนุญาตให้ใช้คำย่อ ต้องใช้ภาษาที่แม่นยำและสำนวนที่เป็นทางการ ("ฉันเขียนมาเพื่อแจ้งให้ทราบ", "ฉันจะขอบคุณเป็นอย่างยิ่งหาก", "กรุณาติดต่อฉันได้ตลอดเวลา") จดหมายไม่ทางการอนุญาตให้ใช้คำย่อ ("ฉัน", "อย่า", "เราได้"), ชื่อเล่น, สำนวนภาษาพูด ("แค่อยากบอกให้รู้", "ส่งข่าวมาบ้างนะ", "รอเจอไม่ไหวแล้ว") และเครื่องหมายอัศเจรีย์ โทนกึ่งทางการอยู่ระหว่างกลาง: สุภาพแต่ไม่แข็งทื่อ มีความเป็นทางการบ้างแต่ไม่มากเกินไป ความสม่ำเสมอของโทนเสียงตลอดจดหมายเป็นสิ่งสำคัญ
พัฒนาทั้งสามประเด็นอย่างสมดุล
จัดสรรหนึ่งย่อหน้าสำหรับแต่ละประเด็นและพัฒนาให้มีความยาวใกล้เคียงกัน ข้อผิดพลาดทั่วไปคือการเขียนเกี่ยวกับประเด็นแรกอย่างละเอียดและรีบผ่านประเด็นที่สองและสาม ผู้ตรวจจะดูว่าทั้งสามประเด็นได้รับการตอบครบถ้วนด้วยรายละเอียดที่เกี่ยวข้องหรือไม่ คุณควรสร้างรายละเอียดที่สมจริง — ชื่อ วันที่ สถานการณ์เฉพาะ — เพื่อสนับสนุนประเด็นของคุณ เนื้อหาไม่จำเป็นต้องเป็นความจริง แต่ต้องเกี่ยวข้องและได้รับการพัฒนาอย่างดี
ใช้การถอดความอย่างมั่นใจ
อย่าเปลี่ยนคำที่คุณไม่แน่ใจ หากคำถามบอกว่า "ร้องเรียนเกี่ยวกับเสียงดัง" และคุณไม่มั่นใจในคำพ้องของ "เสียงดัง" ให้ใช้คำเดิมซ้ำ ดีกว่าการใช้คำทดแทนที่ผิดหรือฝืน การฝืนถอดความด้วยคำศัพท์ที่ผิดทำร้ายคะแนนของคุณมากกว่าการใช้คำซ้ำง่ายๆ ถอดความเฉพาะเมื่อคุณมั่นใจว่าคำอื่นนั้นสื่อความหมายเดียวกัน
ตรวจทานอย่างต่อเนื่อง — ไม่ใช่แค่ตอนจบ
ตรวจทานสามครั้งระหว่างการเขียน: ครั้งหนึ่งหลังจากแต่ละประโยค (สแกนเร็วหาข้อผิดพลาดชัดเจน), ครั้งหนึ่งหลังจากแต่ละย่อหน้า (ตรวจสอบความลื่นไหลและความสมบูรณ์), และครั้งหนึ่งหลังจากจดหมายเสร็จ (สแกนสุดท้ายหาคำสะกด เครื่องหมายวรรคตอน และข้อผิดพลาดเรื่อง article) วิธีแบบชั้นนี้จับข้อผิดพลาดในทุกขั้นตอน แทนที่จะพึ่งการตรวจรีบๆ แค่ครั้งเดียวตอนจบ ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ทำให้เสียคะแนนรวมถึงการขาด article (a/an/the), คำบุพบทผิด, และการใช้ tense ไม่สม่ำเสมอ