این ۵ نکته بر تصمیماتی تمرکز دارند که بیشترین اهمیت را دارند: شناسایی لحن صحیح، تطبیق واژگان و بسط یکنواخت هر نکته کلیدی.
فوراً لحن را تعیین کنید.
قبل از نوشتن حتی یک کلمه، لحن مورد نیاز را با توجه به موقعیت مشخص کنید. لحن رسمی برای نامههایی که خطاب به مدیران، شرکتها، مقامات یا هر کسی که شخصاً نمیشناسید، استفاده میشود. لحن نیمه رسمی برای همسایگان، همکاران، صاحبخانهها یا افرادی است که در یک زمینه حرفهای میشناسید. لحن غیررسمی برای دوستان نزدیک و خانواده است. متن، رابطه را روشن میکند - آن را با دقت بخوانید. استفاده از لحن اشتباه در سراسر نامه، امتیاز Task Response شما را به میزان قابل توجهی کاهش میدهد.
واژگان را با لحن مطابقت دهید.
نامههای رسمی اجازهی اختصار نمیدهند و به زبان دقیق و عبارات حرفهای ("I am writing to inform you"، "I would appreciate it if"، "Please do not hesitate to contact me") نیاز دارند. نامههای غیررسمی اجازهی اختصار ("I'm"، "don't"، "we've")، نام کوچک، عبارات محاورهای ("Just wanted to let you know"، "Drop me a line"، "بیصبرانه منتظر دیدن شما هستم") و علامت تعجب را میدهند. لحن نیمهرسمی بین این دو قرار میگیرد: مودبانه اما نه خشک، با کمی رسمیت اما نه بیش از حد. لحن ثابت در سراسر نامه ضروری است.
هر سه نکته کلیدی را به طور مساوی بسط دهید.
به هر نکتهی کلیدی یک پاراگراف اختصاص دهید و آنها را تقریباً به یک اندازه بسط دهید. یک اشتباه رایج این است که بهطور مفصل در مورد نکتهی اول بنویسید و با عجله به سراغ نکتهی دوم و سوم بروید. ممتحن بررسی میکند که هر سه نکته بهطور کامل و با جزئیات مرتبط مطرح شدهاند. از شما انتظار میرود جزئیات واقعبینانهای - نامها، تاریخها، موقعیتهای خاص - برای پشتیبانی از نکات خود ارائه دهید. محتوا لازم نیست خیلی طولانی باشد؛ بلکه باید مرتبط و بهخوبی بسط داده شده باشد.
با اعتماد به نفس جمله را بازنویسی کنید.
کلماتی را که در مورد آنها مطمئن نیستید تغییر ندهید. اگر سوال میگوید "complain about noise" و شما به مترادفی برای "noise" اطمینان ندارید، کلمه اصلی را نگه دارید. همیشه بهتر است یک کلمه از سوال را تکرار کنید تا اینکه از یک جایگزین نادرست یا اجباری استفاده کنید. بازنویسی اجباری با واژگان اشتباه، نمره Lexical Resource شما را بیشتر از تکرار ساده آسیب میزند. فقط زمانی که مطمئن هستید کلمه جایگزین همان معنی را میرساند، بازنویسی کنید.
به طور مداوم ویرایش کنید - نه فقط در پایان.
در طول نوشتهتان سه بار آن را ویرایش کنید: یک بار بعد از هر جمله (بررسی سریع برای خطاهای آشکار)، یک بار بعد از هر پاراگراف (بررسی روان بودن و کامل بودن متن) و یک بار بعد از کل نامه (بررسی نهایی برای خطاهای املایی، نقطهگذاری و حروف اضافه). این رویکرد لایهای، به جای تکیه بر یک بررسی عجولانه در پایان، اشتباهات را در هر مرحله شناسایی میکند. اشتباهات رایجی که باعث کاهش نمره میشوند شامل حروف تعریف (a/an/the)، حروف اضافه نادرست و استفاده نادرست از زمانها هستند.