Bu 5 ipucu, en önemli kararlara odaklanır: doğru tonu belirlemek, kelime dağarcığınızı uyumlu hale getirmek ve her maddeyi eşit şekilde geliştirmek.
Tonu hemen belirleyin.
Tek bir kelime yazmadan önce, durumdan gerekli tonu belirleyin. Resmi ton, yöneticilere, şirketlere, yetkililere veya kişisel olarak tanımadığınız herkese hitaben yazılan mektuplarda kullanılır. Yarı resmi ton, komşular, iş arkadaşları, ev sahipleri veya profesyonel bağlamda tanıdığınız kişiler içindir. Gayri resmi ton, yakın arkadaşlar ve aile içindir. Talimat, ilişkiyi netleştirecektir — dikkatlice okuyun. Mektubunuz boyunca yanlış ton kullanmak, puanınızı ciddi şekilde sınırlar.
Kelime dağarcığını tonla eşleştirin.
Resmi mektuplar kısaltmalara izin vermez, kesin dil ve profesyonel ifadeler gerektirir ("Sizi bilgilendirmekten memnuniyet duyuyorum", "Eğer ... yaparsanız memnun olurum", "Lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin"). Gayri resmi mektuplar kısaltmalara ("I'm", "don't", "we've"), isimlere, günlük konuşma ifadelerine ("Sadece haber vermek istedim", "Bana bir satır yaz", "Seni görmek için sabırsızlanıyorum") ve ünlem işaretlerine izin verir. Yarı resmi ton, ikisi arasında yer alır: kibar ama katı değil, biraz resmi ama abartılı değil. Mektup boyunca tutarlı ton esastır.
Her üç maddeyi de eşit şekilde geliştirin.
Her madde için bir paragraf ayırın ve bunları yaklaşık eşit uzunlukta geliştirin. Yaygın bir hata, ilk nokta hakkında uzun uzun yazıp ikinci ve üçüncüyü aceleye getirmektir. Sınav görevlisi, her üç noktanın da ilgili detaylarla tam olarak ele alındığını kontrol eder. Noktalarınızı desteklemek için gerçekçi detaylar — isimler, tarihler, özel durumlar — uydurmanız beklenir. İçeriğin doğru olması gerekmez; ilgili ve iyi geliştirilmiş olması gerekir.
Güvenle ifadeyi değiştirin.
Emin olmadığınız kelimeleri değiştirmeyin. Talimat "gürültüden şikayet et" diyorsa ve "gürültü" için bir eş anlamlıdan emin değilseniz, orijinal kelimeyi kullanın. Talimattan bir kelimeyi tekrarlamak, yanlış veya zorlama bir değişiklik yapmaktan her zaman daha iyidir. Yanlış kelime dağarcığıyla zorlama ifade değişikliği, basit tekrardan daha çok puanınıza zarar verir. Sadece alternatif kelimenin aynı anlamı taşıdığından emin olduğunuzda ifadeyi değiştirin.
Sürekli kontrol edin — sadece sonunda değil.
Yazarken üç kez kontrol edin: her cümleden sonra bir kez (bariz hatalar için hızlı tarama), her paragraftan sonra bir kez (akış ve bütünlük kontrolü) ve tam mektuptan sonra bir kez (yazım, noktalama ve artikel hataları için son tarama). Bu katmanlı yaklaşım, hataları her aşamada yakalar ve sadece sonunda tek bir aceleci incelemeye güvenmekten iyidir. Puan kaybettiren yaygın hatalar arasında eksik artikeller (a/an/the), yanlış edatlar ve tutarsız zaman kullanımı bulunur.