ਇਹ 5 ਸੁਝਾਅ ਉਨ੍ਹਾਂ ਫੈਸਲਿਆਂ 'ਤੇ ਕੇਂਦ੍ਰਤ ਕਰਦੇ ਹਨ ਜੋ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਧ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹਨ: ਸਹੀ ਸੁਰ ਦੀ ਪਛਾਣ ਕਰਨਾ, ਆਪਣੀ ਸ਼ਬਦਾਵਲੀ ਨਾਲ ਮੇਲ ਕਰਨਾ, ਅਤੇ ਹਰੇਕ ਬੁਲੇਟ ਪੁਆਇੰਟ ਨੂੰ ਸਮਾਨ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਵਿਕਸਤ ਕਰਨਾ।
ਤੁਰੰਤ ਸੁਰ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ।
ਇੱਕ ਵੀ ਸ਼ਬਦ ਲਿਖਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਸਥਿਤੀ ਤੋਂ ਲੋੜੀਂਦੀ ਸੁਰ ਦੀ ਪਛਾਣ ਕਰੋ। ਪ੍ਰਬੰਧਕਾਂ, ਕੰਪਨੀਆਂ, ਅਧਿਕਾਰੀਆਂ, ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਵੀ ਅਜਿਹੇ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਸੰਬੋਧਿਤ ਪੱਤਰਾਂ ਲਈ ਰਸਮੀ ਸੁਰ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਜਿਸਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਨਿੱਜੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਨਹੀਂ ਜਾਣਦੇ। ਅਰਧ-ਰਸਮੀ ਸੁਰ ਗੁਆਂਢੀਆਂ, ਸਹਿਕਰਮੀਆਂ, ਮਕਾਨ ਮਾਲਕਾਂ, ਜਾਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਲੋਕਾਂ ਲਈ ਹੈ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਸੰਦਰਭ ਵਿੱਚ ਜਾਣਦੇ ਹੋ। ਗੈਰ-ਰਸਮੀ ਸੁਰ ਨਜ਼ਦੀਕੀ ਦੋਸਤਾਂ ਅਤੇ ਪਰਿਵਾਰ ਲਈ ਹੈ। ਪ੍ਰੋਂਪਟ ਰਿਸ਼ਤੇ ਨੂੰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਕਰੇਗਾ - ਇਸਨੂੰ ਧਿਆਨ ਨਾਲ ਪੜ੍ਹੋ। ਆਪਣੇ ਪੱਤਰ ਵਿੱਚ ਗਲਤ ਸੁਰ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਨਾਲ ਤੁਹਾਡੇ Task Response ਸਕੋਰ ਨੂੰ ਕਾਫ਼ੀ ਹੱਦ ਤੱਕ ਸੀਮਤ ਕਰ ਦਿੱਤਾ ਜਾਵੇਗਾ।
ਸ਼ਬਦਾਵਲੀ ਨੂੰ ਸੁਰ ਨਾਲ ਮਿਲਾਓ।
ਰਸਮੀ ਅੱਖਰ ਸੁੰਗੜਨ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਨਹੀਂ ਦਿੰਦੇ, ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਸਟੀਕ ਭਾਸ਼ਾ ਅਤੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਪ੍ਰਗਟਾਵੇ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ("I am writing to inform you", "I would appreciate it if", "Please do not hesitate to contact me")। ਗੈਰ ਰਸਮੀ ਅੱਖਰ ਸੁੰਗੜਨ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਦਿੰਦੇ ਹਨ ("ਮੈਂ ਹਾਂ", "ਨਹੀਂ", "ਸਾਡੇ ਕੋਲ ਹੈ"), ਪਹਿਲੇ ਨਾਮ, ਬੋਲਚਾਲ ਦੇ ਪ੍ਰਗਟਾਵੇ ("Just wanted to let you know", "Drop me a line", "ਤੁਹਾਨੂੰ ਦੇਖਣ ਲਈ ਇੰਤਜ਼ਾਰ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦਾ"), ਅਤੇ ਵਿਸਮਿਕ ਚਿੰਨ੍ਹ। ਅਰਧ-ਰਸਮੀ ਸੁਰ ਦੋਵਾਂ ਦੇ ਵਿਚਕਾਰ ਬੈਠਦੀ ਹੈ: ਨਿਮਰ ਪਰ ਸਖ਼ਤ ਨਹੀਂ, ਕੁਝ ਰਸਮੀਤਾ ਦੇ ਨਾਲ ਪਰ ਜ਼ਿਆਦਾ ਨਹੀਂ। ਪੂਰੇ ਅੱਖਰ ਵਿੱਚ ਇਕਸਾਰ ਸੁਰ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ।
ਤਿੰਨੋਂ ਬੁਲੇਟ ਪੁਆਇੰਟਾਂ ਨੂੰ ਬਰਾਬਰ ਵਿਕਸਤ ਕਰੋ।
ਹਰੇਕ ਬੁਲੇਟ ਪੁਆਇੰਟ ਲਈ ਇੱਕ ਪੈਰਾਗ੍ਰਾਫ਼ ਸਮਰਪਿਤ ਕਰੋ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਲਗਭਗ ਬਰਾਬਰ ਲੰਬਾਈ ਵਿੱਚ ਵਿਕਸਤ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਆਮ ਗਲਤੀ ਪਹਿਲੇ ਪੁਆਇੰਟ ਬਾਰੇ ਵਿਸਥਾਰ ਵਿੱਚ ਲਿਖਣਾ ਅਤੇ ਦੂਜੇ ਅਤੇ ਤੀਜੇ ਨੂੰ ਜਲਦੀ ਕਰਨਾ ਹੈ। ਪ੍ਰੀਖਿਅਕ ਜਾਂਚ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤਿੰਨੋਂ ਪੁਆਇੰਟ ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਸੰਬੰਧਿਤ ਵੇਰਵਿਆਂ ਨਾਲ ਸੰਬੋਧਿਤ ਕੀਤੇ ਗਏ ਹਨ। ਤੁਹਾਡੇ ਤੋਂ ਉਮੀਦ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਪੁਆਇੰਟਾਂ ਦਾ ਸਮਰਥਨ ਕਰਨ ਲਈ ਯਥਾਰਥਵਾਦੀ ਵੇਰਵੇ - ਨਾਮ, ਤਾਰੀਖਾਂ, ਖਾਸ ਸਥਿਤੀਆਂ - ਦੀ ਕਾਢ ਕੱਢੋ। ਸਮੱਗਰੀ true ਹੋਣ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਨਹੀਂ ਹੈ; ਇਸਨੂੰ ਸੰਬੰਧਿਤ ਅਤੇ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਵਿਕਸਤ ਕਰਨ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੈ।
ਭਰੋਸੇ ਨਾਲ ਵਿਆਖਿਆ ਕਰੋ।
ਉਹਨਾਂ ਸ਼ਬਦਾਂ ਨੂੰ ਨਾ ਬਦਲੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਬਾਰੇ ਤੁਸੀਂ ਅਨਿਸ਼ਚਿਤ ਹੋ। ਜੇਕਰ ਪ੍ਰੋਂਪਟ "complain about noise" ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਤੁਹਾਨੂੰ "noise" ਦੇ ਸਮਾਨਾਰਥੀ ਸ਼ਬਦ ਵਿੱਚ ਵਿਸ਼ਵਾਸ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਤਾਂ ਅਸਲ ਸ਼ਬਦ ਰੱਖੋ। ਗਲਤ ਜਾਂ ਜ਼ਬਰਦਸਤੀ ਬਦਲਣ ਦੀ ਬਜਾਏ ਪ੍ਰੋਂਪਟ ਤੋਂ ਇੱਕ ਸ਼ਬਦ ਨੂੰ ਦੁਹਰਾਉਣਾ ਹਮੇਸ਼ਾ ਬਿਹਤਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਗਲਤ ਸ਼ਬਦਾਵਲੀ ਨਾਲ ਜ਼ਬਰਦਸਤੀ ਵਿਆਖਿਆ ਤੁਹਾਡੇ Lexical Resource ਸਕੋਰ ਨੂੰ ਸਧਾਰਨ ਦੁਹਰਾਓ ਨਾਲੋਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਨੁਕਸਾਨ ਪਹੁੰਚਾਉਂਦੀ ਹੈ। ਸਿਰਫ਼ ਉਦੋਂ ਹੀ ਵਿਆਖਿਆ ਕਰੋ ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਵਿਸ਼ਵਾਸ ਹੋਵੇ ਕਿ ਵਿਕਲਪਿਕ ਸ਼ਬਦ ਉਹੀ ਅਰਥ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਲਗਾਤਾਰ ਪਰੂਫਰੀਡ ਕਰੋ — ਸਿਰਫ਼ ਅੰਤ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ।
ਆਪਣੀ ਲਿਖਤ ਦੌਰਾਨ ਤਿੰਨ ਵਾਰ ਪ੍ਰੂਫਰੀਡ ਕਰੋ: ਹਰੇਕ ਵਾਕ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਇੱਕ ਵਾਰ (ਸਪੱਸ਼ਟ ਗਲਤੀਆਂ ਲਈ ਤੇਜ਼ ਸਕੈਨ), ਹਰੇਕ ਪੈਰੇ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਇੱਕ ਵਾਰ (ਪ੍ਰਵਾਹ ਅਤੇ ਸੰਪੂਰਨਤਾ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ), ਅਤੇ ਇੱਕ ਵਾਰ ਪੂਰੇ ਅੱਖਰ ਤੋਂ ਬਾਅਦ (ਸਪੈਲਿੰਗ, ਵਿਰਾਮ ਚਿੰਨ੍ਹ, ਅਤੇ ਲੇਖ ਦੀਆਂ ਗਲਤੀਆਂ ਲਈ ਅੰਤਮ ਸਕੈਨ)। ਇਹ ਪੱਧਰੀ ਪਹੁੰਚ ਅੰਤ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਸਿੰਗਲ ਜਲਦੀ ਸਮੀਖਿਆ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਨ ਦੀ ਬਜਾਏ ਹਰ ਪੜਾਅ 'ਤੇ ਗਲਤੀਆਂ ਨੂੰ ਫੜਦੀ ਹੈ। ਆਮ ਗਲਤੀਆਂ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਵਿੱਚ ਨਿਸ਼ਾਨ ਲੱਗਦੇ ਹਨ, ਵਿੱਚ ਗੁੰਮ ਹੋਏ ਲੇਖ (a/an/the), ਗਲਤ ਅਗੇਤਰ, ਅਤੇ ਅਸੰਗਤ ਕਾਲ ਵਰਤੋਂ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ।