Vidokezo hivi 5 vinazingatia maamuzi muhimu zaidi: kutambua sauti sahihi, kulinganisha msamiati wako, na kukuza kila nukta ya hoja sawasawa.
Tambua sauti mara moja.
Kabla ya kuandika neno moja, tambua sauti inayohitajika kutoka kwa hali hiyo. Sauti rasmi hutumika kwa barua zinazotumwa kwa mameneja, makampuni, maafisa, au mtu yeyote ambaye humjui kibinafsi. Sauti isiyo rasmi ni kwa majirani, wafanyakazi wenzako, wamiliki wa nyumba, au watu unaowajua katika muktadha wa kitaaluma. Sauti isiyo rasmi ni kwa marafiki wa karibu na familia. Kidokezo kitaweka uhusiano wazi - kisome kwa makini. Kutumia sauti isiyo sahihi katika barua yako yote kutapunguza kwa kiasi kikubwa alama yako ya Task Response.
Linganisha msamiati na sauti.
Herufi rasmi haziruhusu mikazo, zinahitaji lugha sahihi na misemo ya kitaalamu ("I am writing to inform you", "I would appreciate it if", "Please do not hesitate to contact me"). Herufi zisizo rasmi huruhusu mikazo ("Mimi", "sijui", "tume"), majina ya kwanza, misemo ya mazungumzo ("Just wanted to let you know", "Drop me a line", "Siwezi kusubiri kukuona"), na alama za mshangao. Toni isiyo rasmi hukaa kati ya hizo mbili: heshima lakini si ngumu, yenye utaratibu fulani lakini si kupita kiasi. Toni thabiti katika barua yote ni muhimu.
Tengeneza pointi zote tatu za risasi sawasawa.
Toa aya moja kwa kila nukta ya kidokezo na uziendeleze kwa urefu sawa. Kosa la kawaida ni kuandika kwa kina kuhusu nukta ya kwanza na kuharakisha kupitia ya pili na ya tatu. Mtahini huangalia kwamba nukta zote tatu zimeshughulikiwa kikamilifu kwa maelezo muhimu. Unatarajiwa kubuni maelezo halisi — majina, tarehe, hali maalum — ili kuunga mkono hoja zako. Maudhui hayahitaji kuwa true; yanahitaji kuwa muhimu na yaliyoendelezwa vizuri.
Fafanua kwa maneno kwa kujiamini.
Usibadilishe maneno ambayo huna uhakika nayo. Ikiwa kidokezo kinasema "complain about noise" na huna uhakika na neno linalofanana na "noise", weka neno la asili. Daima ni bora kurudia neno kutoka kwa kidokezo kuliko kutumia mbadala usio sahihi au wa kulazimishwa. Kutafsiri kwa kulazimishwa kwa msamiati usio sahihi huharibu alama yako ya Lexical Resource zaidi ya marudio rahisi. Kufafanua tu wakati una uhakika neno mbadala linaonyesha maana sawa.
Sahihisha kila mara — si mwishoni tu.
Sahihisha mara tatu wakati wa kuandika kwako: mara moja baada ya kila sentensi (skani haraka kwa makosa dhahiri), mara moja baada ya kila aya (angalia mtiririko na ukamilifu), na mara moja baada ya herufi kamili (skani ya mwisho kwa makosa ya tahajia, uakifishaji, na makala). Mbinu hii yenye tabaka hugundua makosa katika kila hatua badala ya kutegemea mapitio moja ya haraka mwishoni. Makosa ya kawaida ambayo yana gharama ni pamoja na makala zinazokosekana (a/an/the), viambishi visivyo sahihi, na matumizi yasiyolingana ya wakati.