இந்த 5 குறிப்புகளும் மிகவும் முக்கியமான முடிவுகளில் கவனம் செலுத்துகின்றன: சரியான தொனியைக் கண்டறிதல், உங்கள் சொற்களஞ்சியத்தைப் பொருத்துதல், மற்றும் ஒவ்வொரு முக்கியக் குறிப்பையும் சீராக வளர்த்தெடுத்தல்.
தொனியை உடனடியாகத் தீர்மானித்துக் கொள்ளுங்கள்.
ஒரு வார்த்தை எழுதுவதற்கு முன், சூழ்நிலையிலிருந்து தேவையான தொனியை அடையாளம் காணுங்கள். மேலாளர்கள், நிறுவனங்கள், அதிகாரிகள் அல்லது உங்களுக்கு தனிப்பட்ட முறையில் தெரியாத எவருக்கும் எழுதும் கடிதங்களுக்கு முறைசார்ந்த தொனி பயன்படுத்தப்படுகிறது. அண்டை வீட்டார், சக ஊழியர்கள், வீட்டு உரிமையாளர்கள் அல்லது தொழில்முறைச் சூழலில் உங்களுக்குத் தெரிந்தவர்களுக்கானது ஓரளவு முறைசார்ந்த தொனி. நெருங்கிய நண்பர்கள் மற்றும் குடும்பத்தினருக்கானது முறைசாரா தொனி. இந்தக் குறிப்பு உறவைத் தெளிவுபடுத்தும் — அதை கவனமாகப் படியுங்கள். உங்கள் கடிதம் முழுவதும் தவறான தொனியைப் பயன்படுத்துவது உங்கள் Task Response மதிப்பெண்ணை கணிசமாகக் குறைத்துவிடும்.
சொற்களை தொனியுடன் பொருத்துங்கள்.
முறைசார்ந்த கடிதங்களில் சுருக்கச் சொற்கள் அனுமதிக்கப்படுவதில்லை; துல்லியமான மொழி மற்றும் தொழில்முறை வெளிப்பாடுகள் தேவைப்படுகின்றன ("I am writing to inform you", "I would appreciate it if", "Please do not hesitate to contact me"). முறைசாரா கடிதங்களில் சுருக்கச் சொற்கள் ("I'm", "don't", "we've"), முதல் பெயர்கள், பேச்சுவழக்கு வெளிப்பாடுகள் ("Just wanted to let you know", "Drop me a line", "Can't wait to see you"), மற்றும் ஆச்சரியக் குறிகள் அனுமதிக்கப்படுகின்றன. அரை-முறைசார்ந்த தொனியானது இவ்விரண்டிற்கும் இடையில் அமைகிறது: மரியாதையானது ஆனால் இறுக்கமானது அல்ல; ஓரளவு முறைசார்ந்தது ஆனால் மிகையானது அல்ல. கடிதம் முழுவதும் ஒரே சீரான தொனி இருப்பது அவசியம்.
மூன்று முக்கியக் குறிப்புகளையும் சமமாக வளர்த்தெடுங்கள்.
ஒவ்வொரு முக்கியக் குறிப்பிற்கும் ஒரு பத்தியை ஒதுக்கி, அவற்றை ஏறக்குறைய சம நீளத்தில் உருவாக்குங்கள். முதல் குறிப்பைப் பற்றி விரிவாக எழுதிவிட்டு, இரண்டாவது மற்றும் மூன்றாவது குறிப்புகளை அவசரமாகக் கடந்து செல்வது ஒரு பொதுவான தவறாகும். மூன்று குறிப்புகளும் பொருத்தமான விவரங்களுடன் முழுமையாகக் கையாளப்பட்டுள்ளனவா என்பதைத் தேர்வாளர் சரிபார்க்கிறார். உங்கள் குறிப்புகளை ஆதரிப்பதற்காக, பெயர்கள், தேதிகள், குறிப்பிட்ட சூழ்நிலைகள் போன்ற யதார்த்தமான விவரங்களை நீங்கள் கற்பனையாக உருவாக்க வேண்டும் என எதிர்பார்க்கப்படுகிறது. உள்ளடக்கம் மிக மிக சிக்கலானதாக இருக்க வேண்டியதில்லை; அது பொருத்தமானதாகவும், நன்கு உருவாக்கப்பட்டதாகவும் இருக்க வேண்டும்.
நம்பிக்கையுடன் மாற்றி எழுதுங்கள்.
உங்களுக்கு உறுதியாகத் தெரியாத வார்த்தைகளை மாற்றாதீர்கள். கொடுக்கப்பட்டுள்ள குறிப்பில் "complain about noise" என்று இருந்து, அதற்குப் பதிலாக "noise" என்ற வார்த்தைக்கு மாற்றுச்சொல் உங்களுக்குத் தெரியவில்லை என்றால், அசல் வார்த்தையையே வைத்துக்கொள்ளுங்கள். தவறான அல்லது வலுக்கட்டாயமாக மாற்றீடு செய்யப்பட்ட வார்த்தையைப் பயன்படுத்துவதை விட, கொடுக்கப்பட்டுள்ள வார்த்தையையே மீண்டும் கூறுவது எப்போதும் சிறந்தது. தவறான சொற்களைக் கொண்டு வலுக்கட்டாயமாக மாற்றி எழுதுவது, வெறுமனே மீண்டும் கூறுவதை விட உங்கள் Lexical Resource மதிப்பெண்ணை அதிகமாகப் பாதிக்கும். மாற்று வார்த்தை அதே பொருளைத் தருகிறது என்று உங்களுக்கு உறுதியாக இருக்கும்போது மட்டுமே மாற்றி எழுதுங்கள்.
இறுதியில் மட்டும் அல்லாமல், தொடர்ச்சியாகப் பிழைதிருத்தம் செய்யுங்கள்.
நீங்கள் எழுதும் போது மூன்று முறை பிழைதிருத்தம் செய்யுங்கள்: ஒவ்வொரு வாக்கியத்திற்கும் பிறகு ஒரு முறை (வெளிப்படையான பிழைகளைக் கண்டறிய விரைவாகப் பார்க்க), ஒவ்வொரு பத்திக்கும் பிறகு ஒரு முறை (தொடர்ச்சி மற்றும் முழுமையைச் சரிபார்க்க), மற்றும் முழு கடிதத்திற்கும் பிறகு ஒரு முறை (எழுத்துப்பிழை, நிறுத்தற்குறி மற்றும் சுட்டுப்பெயர் பிழைகளுக்காக இறுதியாகப் பார்க்க). இறுதியில் ஒரே ஒரு அவசரமான மதிப்பாய்வைச் சார்ந்திருப்பதை விட, இந்த அடுக்கு அணுகுமுறை ஒவ்வொரு கட்டத்திலும் தவறுகளைக் கண்டறிகிறது. மதிப்பெண்களைக் குறைக்கும் பொதுவான பிழைகளில் சுட்டுப்பெயர்கள் (a/an/the) விடுபடுதல், தவறான முன்னிடைச்சொற்கள் மற்றும் சீரற்ற காலப் பயன்பாடு ஆகியவை அடங்கும்.